1.    Premessa
Con la pubblicazione della L. 24 dicembre 2007, n. 244 (art. 1, commi da 209 a 214), è stato introdotto l’obbligo per le aziende che cedono beni o prestano servizi alla Pubblica Amministrazione (di seguito P.A.) di emettere esclusivamente fatture elettroniche, e per le P.A. di non accettare fatture emesse in forma cartacea, e di non procedere ad alcun pagamento sino all’invio della fattura elettronica.
L’obbligo di fatturazione elettronica decorre a partire dal 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza. La stessa disposizione si applicherà, dal 31 marzo 2015, a tutte le altre amministrazioni sia centrali che locali.
Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

2.    Le indicazioni della circolare n. 1 del 31 marzo 2014
Con circolare n. 1 del 31 marzo 2014, il Dipartimento delle Finanze e il Dipartimento della Funzione pubblica hanno fornito le indicazioni necessarie per il corretto adempimento dell’obbligo.

3.    Modalità di emissione della fattura elettronica
I fornitori delle P.A. dovranno creare la fattura elettronica in fomato XML (eXtensible Markup Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili, apporre la firma digitale e il riferimento temporale e trasmetterla al sistema SDI deputato a riceverla.
La fattura elettronica deve contenere il codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
A tal riguardo, l’art. 6 comma 5 del DM 55/2013 stabilisce che è obbligo delle PA:
•    individuare i propri uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche;
•    inserire i medesimi uffici nell’indice delle Pubbliche amministrazioni (IPA), che provvede ad attribuire a ciascuno di essi un apposito codice identificativo.
Il termine stabilito per il caricamento di tali anagrafiche è stato fissato in 3 mesi prima della decorrenza dell’obbligo di emettere fatture in formato elettronico (ossia 6 marzo 2014, ovvero 6 dicembre 2014, a seconda della P.A. interessata).
Una volta ottenuti i codici identificativi, la P.A. ha l’obbligo di comunicarli ai soggetti che effettuano prestazioni nei loro confronti.
Le fatture elettroniche emesse verso le pubbliche amministrazioni devono contenere anche:
•    il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010 n. 136;
•    il codice unico di Progetto (CUP) in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’articolo 11 della legge 16 gennaio 2003 n. 3.

4.    Trasmissione della fattura elettronica
L’art. 1 comma 211 della L. 244/2007 stabilisce che la trasmissione delle fatture elettroniche avvenga attraverso il Sistema di interscambio (Sdi), escludendo quindi che le fatture vengano inviate direttamente all’amministrazione committente.
All’atto della ricezione della fattura elettronica è il Sistema di interscambio che provvede ad inoltrarla al competente ufficio, identificato tramite il codice univoco riportato in fattura.
La trasmissione della fattura elettronica al Sdi potrà svolgersi secondo 5 diversi canali:
•    sistema di Posta Elettronica Certificata (Pec);
•    sistema di cooperazione applicativa su rete Internet fruibile con protocollo HTTPS;
•    sistema di cooperazione applicativa tramite Sistema Pubblico di Connettività (SPC);
•    sistema di trasmissione dati basato su protocollo FTP;
•    sistema di trasmissione telematica su rete Internet fruibile con protocollo HTTPS per i soggetti accreditati.
A seguito dell’invio della fattura elettronica, il Sistema di interscambio rilascia:
•    una ricevuta di consegna, se l’inoltro ha avuto esito positivo;
•    una notifica di mancata consegna, se l’inoltro ha avuto esito negativo.
La citata circolare n. 1/2014 chiarisce che la fattura elettronica può considerarsi “emessa”, ai sensi dell’art. 21 comma 1 del DPR 633/72, anche a fronte del rilascio da parte del Sistema di Interscambio (SdI) della notifica di mancata consegna.
La suddetta notifica di mancata consegna è, infatti, sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del Sdi e, conseguentemente, l’avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il Sdi.

5.    Conservazione delle fatture elettroniche
Il soggetto emittente le fatture elettroniche ha l’obbligo di conservare le fatture elettroniche in formato digitale, secondo le disposizioni normative in tema di conservazione sostitutiva di documenti rilevanti ai fini fiscali (D.M. 23 gennaio 2004).
Si precisa che oltre alle fatture elettroniche emesse, comprese anche quelle non prese in carico dal Sdi perché presentavano anomalie, dovranno altresì essere conservati i seguenti documenti informatici:
•    la “ricevuta di consegna” attestante che la fattura elettronica è stata consegnata al destinatario;
•    la “notifica di scarto” attestante che la fattura elettronica non è stata presa in carico dal Sdi;
•    la “notifica di mancata consegna” attestante che la fattura elettronica è stata presa in carico dal Sdi, ma non è stata consegnata al destinatario.
Va poi rilevato che dovranno essere conservate anche le ricevute rilasciate dal sistema di trasmissione impiegato. Ad esempio, in caso di trasmissione tramite Pec, dovranno essere conservate in modalità sostitutiva la “ricevuta di accettazione” a garanzia di avvenuta presa in carico del messaggio e la “ricevuta di avvenuta consegna” a garanzia della messa a disposizione del messaggio, entrambe rilasciate dal gestore Pec del mittente.
Tutte le suddette ricevute dovranno essere conservate in un archivio separato rispetto a quello delle fatture elettroniche.
La normativa di riferimento e la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, così come le modalità di trasmissione e i servizi di supporto e assistenza, sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it .
Milano, 21 Maggio 2014

La fattura elettronica